Recepción de muestras en el laboratorio

El recepcionado de muestras en el laboratorio es un punto crítico, pues además del registro de la muestra y las analíticas, el personal administrativo deberá validar que la muestra está en perfectas condiciones, que ha sido enviada con el soporte adecuado para la técnica analítica deseada y si es necesario, iniciar el protocolo de conservación de la misma.

El rol del personal administrativo

El sistema LIMS permite el acceso a múltiples roles de usuario, uno de los cuales corresponde al personal administrativo. El personal administrativo suele llevar el control de las solicitudes de análisis efectuadas por clientes, así como la entrega de informes de resultados y tareas de gestión relacionadas con procesos de envío o facturación. Cuando un cliente da de alta una solicitud de análisis, ésta aparece visible al personal administrativo con estado “pendiente de recepción”.

Inspección y validación del envío

Cuando las muestras llegan al laboratorio junto con la copia de solicitud, el personal administrativo inspecciona el paquete y valida si el envío es correcto en relación a la petición de análisis. En caso que exista alguna anomalía (muestras mal etiquetadas, no correspondencia de códigos con la solicitud, muestras no refrigeradas, etc.), el mismo recepcionista del laboratorio es el encargado de contactar con el cliente para resolver la incidencia. Si no es posible resolver el problema, la solicitud de análisis se etiqueta como descartada y el proceso finaliza aquí. Si todo es correcto, el personal administrativo marca la solicitud como “recepcionada” y emplaza la clasificación de las muestras al técnico de laboratorio responsable de dicha tarea.

Automatización del proceso de validación

Es importante destacar que en lo que se refiere a la validez del envío deben contemplarse todo tipo de aspectos que deben ser tipificados en la documentación del centro. En muchos casos, estos mecanismos son automatizados en el sistema para evitar errores humanos y agilizar el proceso. Por ejemplo, el sistema puede ser parametrizado para que automáticamente deseche una solicitud de análisis cuando la fecha de recepción de las muestras supere en 5 días la fecha de muestreo. Otro ejemplo de exclusión automática de solicitudes podría ser cuando el soporte utilizado para almacenar la muestra no sea el adecuado para el tipo de análisis solicitado: en este caso, el sistema desecharía automáticamente una solicitud de análisis de fibras si el filtro que hace de soporte no tiene información de pre­pesado.

Aspectos clave

En conclusión, en la etapa de recepción de muestras se contemplan los puntos siguientes::

  • Revisión de las muestras recibidas y detección de posibles anomalías
  • Aceptación o denegación de solicitudes de análisis
  • Clasificación y/o protocolo de conservación para las muestras recepcionadas