Envío de muestras y creación de solicitudes de análisis

El envío de muestras y solicitudes de análisis es la primera etapa del modelo de flujo de trabajo de un laboratorio. En esta etapa, el cliente se conecta al sistema y solicita un conjunto de técnicas analíticas para una muestra o conjunto de muestras.

Formulario de solicitud de análisis

Por norma general, consiste en un formulario web, accesible des de la página principal del centro, donde el solicitante introduce toda la información necesaria, como tipos de analíticas a realizar, zonas de recolección de muestras, urgente, etc.

Para agilizar este trámite, el formulario de solicitud de análisis suele estar en una área solo accesible a usuarios que disponen de las credenciales de acceso adecuadas. Así pues, el sistema permite la gestión de clientes del laboratorio, de modo que estos últimos puedan realizar directamente trámites sin necesidad de introducir de nuevo la información corporativa.

Identificación automática de muestras y etiquetado

Una vez el cliente ha rellenado y confirmado el formulario de solicitud de análisis, el sistema genera automáticamente los códigos identificativos únicos asociados a cada muestra para que el cliente los imprima y los asigne a cada una de las muestras que desea enviar. Una vez etiquetados correctamente, el cliente efectúa el envío de las muestras al laboratorio, donde serán recepcionadas por el personal administrativo del centro.

Un punto crítico de esta etapa es el etiquetado de las muestras por parte del cliente, por lo que se debe informar claramente a éste de cómo debe rellenar el formulario y realizar el envío.

Solicitudes de análisis 'en batch'

Nótese que el cliente puede solicitar el análisis para una única muestra o para múltiples muestras. Cuando se trata de múltiples muestras para una única solicitud de análisis, se suele indicar con el tecnicismo 'batch' de muestras. Cada muestra tiene asignado un código único y lo mismo sucede para cada solicitud de análisis. También se suele hacer referencia a la solicitud de análisis como “lote de análisis” y al código único de la solicitud como “número de lote”.

Muestreo por agentes del laboratorio

Algunos laboratorios realizan todo el proceso (desde la toma de muestras hasta el análisis), de modo que un técnico de dicho laboratorio se desplaza hasta las dependencias del cliente para la recogida de muestras. En este caso, el funcionamiento sería el mismo, aunque el usuario que rellena la solicitud y realiza el envío forma parte del propio centro.

Necesidad de pre-muestreo

Un aspecto clave que debe ser considerado es que para algunas técnicas analíticas es necesario que el soporte sea facilitado por el laboratorio, pues éste requiere de medidas pre-muestreo. Los análisis de partículas en suspensión son ejemplos de estos casos, pues requieren de pre-pesado de los filtros de aire: el resto entre peso post-muestreo y peso inicial indica la cantidad de materia particulada capturada por el filtro.

Restricciones por soporte y naturaleza de la muestra

En otros casos, la selección de una tipología de análisis concreta implicará restricciones respecto a la naturaleza de las muestras que pueden ser enviadas. Por ejemplo, para un análisis de bioaerosoles será necesario el envío de una muestra control (fuera de las instalaciones, por ejemplo), además de un blanco. Este tipo de restricciones pueden ser controladas directamente en esta fase de solicitud, aunque ello implica en muchos casos implementación de nuevas funcionalidades en el sistema. En casos extremos, incluso puede ser recomendable el desarrollo de una aplicación a medida que realice estas comprobaciones y que esté conectada al LIMS. Como se discutirá más adelante, este tipo de restricciones y validaciones pueden trasladarse a la etapa de “Recepción de muestras en el laboratorio”, aunque en algunos casos pueda representar una disminución no aceptable en términos de eficiencia de proceso.

Aspectos clave

En conclusión, la etapa de envío de muestras y solicitud de análisis consiste en lo siguiente:

  • Recogida de muestras por parte del cliente (o personal calificado del centro)
  • Selección de tests analíticos disponibles por el laboratorio mediante el formulario web
  • Impresión de los códigos y etiquetado de muestras
  • Envío de las muestras etiquetadas al laboratorio, junto con una copia de la solicitud